Approfondimento: chi custodisce i segreti tecnici?
Il diverso accesso documentale tra Fabbricante, Mandatario e Importatore.
Il Regolamento (UE) 2023/988 sulla sicurezza generale dei prodotti (noto come GPSR – General Product Safety Regulation), in vigore dal 13 dicembre 2024, ha ridefinito profondamente le responsabilità degli operatori economici all’interno della catena di fornitura.
Uno degli aspetti più cruciali e spesso fonte di fraintendimento per le imprese riguarda l’accesso documentale. Chi deve materialmente possedere la documentazione tecnica? Chi può limitarsi a fare da tramite? E chi risponde direttamente in caso di controlli da parte delle Autorità di vigilanza?
Di seguito viene proposto un articolo approfondito che mette in luce le differenze sostanziali sul diritto e dovere di accesso documentale tra tre figure chiave: il Fabbricante, il Mandatario (Rappresentante Autorizzato) e l’Importatore.
La conformità non è più solo una questione di “prodotto sicuro”, ma anche (e soprattutto) di tracciabilità delle informazioni. Sotto l’egida del Regolamento (UE) 2023/988, la gestione della documentazione tecnica assume sfumature e pesi drasticamente diversi a seconda del ruolo ricoperto nella supply chain.
Mentre il Fabbricante detiene il controllo totale della proprietà intellettuale e del fascicolo tecnico, le figure del Mandatario e dell’Importatore si muovono su binari differenti, bilanciando la necessità di vigilanza del mercato con la tutela dei segreti industriali.
1. Il Fabbricante: il “proprietario” della documentazione tecnica
Il Fabbricante (Articolo 9 del GPSR) è l’attore che progetta, realizza (o fa realizzare) e commercializza il prodotto sotto il proprio nome o marchio.
Il regime di accesso documentale:
Creazione e aggiornamento: È l’unico soggetto obbligato a redigere da zero la documentazione tecnica, la quale deve contenere un’analisi dettagliata dei rischi e le soluzioni adottate per mitigarli.
Conservazione e accesso totale: Deve conservare la documentazione tecnica e l’analisi dei rischi per 10 anni dall’immissione sul mercato. Ha accesso completo, incondizionato e nativo a ogni dettaglio progettuale e industriale (compresi schemi elettrici, formule chimiche, algoritmi o dettagli costruttivi coperti da segreto industriale).
Obbligo di esibizione: Su richiesta delle autorità di vigilanza del mercato, deve fornire l’intero pacchetto documentale, senza poter eccepire limiti di riservatezza.
2. Il Mandatario (Rappresentante Autorizzato): il “custode fiduciario”
Il Mandatario (Articolo 10 del GPSR) è una persona fisica o giuridica stabilita nell’Unione Europea che ha ricevuto un mandato scritto da un fabbricante (spesso situato fuori dall’UE) per agire per suo conto.
Il regime di accesso documentale:
Limiti del mandato: Il mandatario non redige la documentazione tecnica. Il suo accesso ai documenti è strettamente definito e regolato dall’accordo scritto con il fabbricante.
La “Clausola di Esclusione”: Per legge, la redazione della documentazione tecnica non può far parte del mandato. Tuttavia, il mandatario deve essere messo in condizione di svolgere il suo ruolo ispettivo di interfaccia con le autorità.
Obbligo di conservazione e cooperazione: Il mandato deve consentire almeno al rappresentante autorizzato di tenere a disposizione delle autorità di vigilanza la documentazione tecnica e di trasmetterla su richiesta formale. Di fatto, il mandatario funge spesso da custode di una copia della documentazione tecnica (o deve potervi accedere istantaneamente per conto del fabbricante), ma non ne è l’autore né ha diritto di modificarla.
3. L’Importatore: il “controllore” senza proprietà intellettuale
L’Importatore (Articolo 11 del GPSR) è colui che immette sul mercato dell’Unione un prodotto proveniente da un paese terzo (extra-UE). Si tratta di una figura estremamente esposta sotto il profilo della responsabilità legale.
Il regime di accesso documentale:
Dovere di verifica preventiva: Prima di immettere il prodotto sul mercato, l’importatore deve verificare che il fabbricante abbia redatto la documentazione tecnica richiesta. Questa è una distinzione cruciale: l’importatore non deve necessariamente possedere fisicamente l’intero fascicolo tecnico contenente i segreti industriali del fabbricante estero al momento dell’importazione.
Accesso e Conservazione (La Regola dei 10 Anni): L’importatore deve garantire che, per un periodo di 10 anni dall’immissione sul mercato, la documentazione tecnica sia effettivamente disponibile e possa essere messa a disposizione delle autorità competenti su richiesta.
Il dilemma del Segreto Industriale: Spesso i fabbricanti extra-UE si rifiutano di consegnare la documentazione tecnica completa all’importatore per paura del furto di proprietà intellettuale. Il GPSR risolve questo conflitto permettendo all’importatore di concordare contrattualmente canali di trasmissione sicuri o di garantire che sia il fabbricante stesso a inviarla direttamente alle autorità di vigilanza in caso di ispezione, sollevando l’importatore dalla necessità di detenere i segreti industriali nel proprio archivio aziendale, pur rimanendo il garante legale della sua esistenza.
Tabella Comparativa dell’Accesso Documentale (GPSR)
| Operatore Economico | Chi redige il documento? | Conserva fisicamente il Fascicolo Tecnico? | Ha accesso ai segreti industriali del prodotto? | Tempo di conservazione |
| Fabbricante | Sì (Obbligo primario) | Sì, sempre | Sì, totalità dei dati tecnici di progettazione. | 10 anni |
| Mandatario | No (Escluso per legge) | Sì, nei limiti del mandato ricevuto per conto del fabbricante. | Limitato alle sole informazioni necessarie a dimostrare la sicurezza del prodotto. | 10 anni |
| Importatore | No | No (ma deve garantirne la disponibilità) su richiesta delle autorità. | No (solitamente limitato alle certificazioni e ai test report, senza segreti industriali). | 10 anni |
Il Registro dei Reclami
Oltre alla documentazione tecnica di prodotto, il Regolamento (UE) 2023/988 introduce un altro importante obbligo documentale condiviso: la tenuta del registro interno dei reclami e dei richiami.
Sia il Fabbricante che l’Importatore hanno l’obbligo di istituire e mantenere aggiornato questo registro in forma attiva.